E-Rechnungspflicht für Hosting-Anbieter und Webshops

Fristen, Formate und eine praktische Umsetzung in fünf Schritten.

Seit 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Geschäft – gestaffelt nach Empfang und Versand. Für Hosting-Anbieter, Agenturen und Webshops, die an Unternehmen verkaufen, heißt das: Spätestens 2028 müssen Rechnungen als strukturierte E-Rechnung verschickt werden. Hier sind Fristen, Formate und die praktische Umsetzung im Überblick.

Die Fristen

Ab	Was gilt
1. Januar 2025	Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür technisch aus.
bis 31. Dezember 2026	Alle Rechnungsaussteller dürfen noch Papier- oder andere Rechnungen verwenden; PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
1. Januar 2027	Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr (2026) müssen im B2B-Inland E-Rechnungen ausstellen.
bis 31. Dezember 2027	Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz dürfen letztmalig sonstige Rechnungen nutzen.
1. Januar 2028	Die Ausstellungspflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze – unabhängig vom Umsatz.

Grundlage sind § 14 und § 27 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes sowie die FAQ des Bundesfinanzministeriums. Maßgeblich ist immer der aktuelle Stand beim BMF.

Wer ist betroffen – und wer nicht?

Betroffen sind Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden (B2C). Dauerhaft ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber – wie alle – empfangen können.

Für typische Anbieter heißt das: Ein Gameserver-Hoster mit überwiegend Privatkunden ist kaum betroffen; eine Agentur oder ein Anbieter von Business-Hosting schon.

Welche Formate zählen?

Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931. Ein PDF allein ist keine E-Rechnung. In Deutschland sind zwei Formate verbreitet:

XRechnung – reines XML, Standard bei öffentlichen Auftraggebern.
ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) – ein PDF mit eingebettetem XML; für Menschen lesbar, für Maschinen verarbeitbar. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL genügen nicht.

Für die meisten kleinen Unternehmen ist ZUGFeRD der pragmatische Weg: Der Empfänger sieht eine normale Rechnung, die Buchhaltung kann die Daten automatisch übernehmen.

Umsetzung in fünf Schritten

Empfang klären: Ein Postfach für eingehende E-Rechnungen festlegen und die unveränderte Aufbewahrung des XML-Originals (acht Jahre) sicherstellen.
Stammdaten prüfen: Vollständige Firmendaten, Steuernummer bzw. USt-IdNr., Bankverbindung und Kundendaten sind die häufigste Fehlerquelle.
Format wählen: ZUGFeRD für die meisten Kunden, XRechnung, wenn Kunden es verlangen.
Software umstellen: Das Rechnungssystem muss das Format erzeugen – idealerweise automatisch bei jeder Rechnung.
Testen: Beispielrechnungen mit einem Validator prüfen und mit der Steuerberatung abstimmen.

E-Rechnungen mit Paymenter

Paymenter erzeugt von Haus aus PDF-Rechnungen, aber keine E-Rechnungen nach EN 16931. Unsere Extension Faktora ergänzt genau das: XRechnung und ZUGFeRD direkt aus Paymenter, dazu SEPA-Zahlungen – ohne Änderungen am Paymenter-Core.

Hinweis: Dieser Artikel ist eine technische Übersicht und keine Steuerberatung. Für deinen Einzelfall sprich bitte mit deiner Steuerberatung.

Häufige Fragen

Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Ein reines PDF gilt als sonstige Rechnung.

Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B).

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